Procédures liées à l’ouverture, la clôture et la transmission des registres

Les registres de déclaration et les registres d’actes d’état civil sont ouverts le 1er janvier et clos et arrêtés le 31 décembre de chaque année par les agents de déclaration et les officiers de l’état civil. Les actes inscrits ou transcrits sont numérotés dans chacun des registres de façon continue à compter du premier acte de l’année qui porte le numéro un.
La mention de clôture des registres doit énoncer le nombre des actes inscrits en toutes lettres et être rédigée immédiatement après le dernier acte de l’année.

1. Transmission des documents de l’état civil :
C’est la communication, la circulation des documents d’état civil (registres, imprimés) entre les différentes structures mises en place par le système d’état civil.
Le respect des délais de transmission est une condition indispensable pour le bon fonctionnement du système.
Il existe les circuits de transmission suivants :

• Ministère chargé de l’état civil vers les centres principaux, diplomatiques et consulaires: registres, imprimés vierges, livrets ;
• Centres principaux à la justice : volet n° 2 des différents actes ;
• Centres secondaires aux centres principaux : volet n°2 des déclarations de naissance et décès ; volets n°2 des registres d’actes naissance, mariage et décès ;
• Etranger au centre spécial, en passant par le Ministère des Affaires Etrangères, de l’Intégration Africaine et de la Coopération Internationale : volet n°2 des actes d’état civil ; volets n°2 des registres de déclaration naissance, mariage et décès ;
• De la Justice vers les centres d’état civil : jugements supplétifs, de divorce, de séparation de corps, jugements d’homologation, de rectification et d’annulation.