Dans le fonctionnement de l’état civil interviennent plusieurs acteurs : institutions (départements ministériels) et personnels investies de responsabilités déterminées.

LES DEPARTEMENTS INTERVENANT DANS LE FONCTIONNEMENT DE L’ETAT CIVIL :

• Ministère chargé de l’Administration du territoire :

Ce département qui gère le système d’état civil, est chargé à travers ses structures techniques:

• de la préparation des textes législatifs et réglementaires régissant l’état civil ;
• de l’organisation générale du système ;
• du recrutement, de la formation et du recyclage du personnel de l’état civil ;
• du contrôle technique et administratif du système ;
• de la sensibilisation des populations ;
• de la transmission des documents d’état civil et de leur exploitation ;
• de l’intervention en cas de mort violente ou suspecte, car les officiers de l’état civil et les agents de déclaration qui enregistrent les décès doivent s’assurer qu’il s’agit de mort naturelle ;
• coordonner et contrôler l’action des services et organismes publics dans la mise en œuvre de la politique nationale en matière d’état civil;
• procéder à toutes recherches et études nécessaires à la mise en œuvre de la politique d’état civil, en contribuant à la définition des procédures et des circuits administratifs nécessaires à l’exploitation d’un système informatisé de gestion des faits d’état civil et du répertoire national des personnes physiques identifiées;
• assurer la gestion du répertoire national des personnes physiques et des archives d’état civil;
• définir les modalités d’interconnexion des applications gérant des données relatives à l’identité des Maliens;
• participer à l’élaboration de la législation afférente à la protection des données à caractère personnel ;
• suivre la formation et le recyclage du personnel chargé de la gestion de l’état civil;
• produire annuellement les statistiques des faits d’état civil;
• transcrire les actes des maliens détenteurs d’actes d’état civil délivrés par des autorités étrangères.
• Ministère chargé de la Justice :

Ce département intervient en :

• Participant à l’élaboration des textes sur l’état civil
• donnant l’authenticité à certains documents d’état civil (le paraphe et la cotation des registres d’état civil) ;
• garantissant la véracité de certaines déclarations par des jugements supplétifs ;
• effectuant les vérifications régulières sur les registres de déclaration et les registres d’actes d’état civil.

• Ministère chargé de la santé :

Ce département joue un rôle très important en amont de l’établissement des actes de naissance et de décès, car l’officier d’état civil ne peut établir un acte de naissance et de décès qu’au vu du volet de déclaration enregistré le plus souvent dans les formations sanitaires.

En plus, les relais au cours de leur visite à domicile (VAD) dans les villages ; collectent les informations relatives aux nouveau-nés qu’ils remontent à l’agent de déclaration villageois ou de santé.

• Ministère chargé des Affaires Etrangères :

Les centres d’état civil créés auprès des missions diplomatiques et consulaires du Mali sont chargés de recueillir les faits d’état civil des maliens de l’étranger.

Les volets établis sont transmis au Ministère chargé de l’état civil par l’intermédiaire     du Ministère chargé des Affaires Etrangères.

• Ministère chargé de l’Economie et des Finances :

Les ressources provenant de la délivrance des copies d’actes d’état civil et des livrets      d’état civil sont réglementées avec l’accord de ce Ministère.

L’inscription au budget de l’Etat d’une dotation au profit de l’état civil

• Ministère chargé de la statistique:

Il intervient dans le cadre de l’exploitation des statistiques des faits d’état civil :

• les statistiques intéressant les naissances permettent de connaitre les effectifs et leur répartition géographique ;
• les statistiques qui concernent les décès permettent d’avoir des indications sur les causes des décès et de prendre les mesures appropriées en cas de nécessité ;
• les statistiques des mariages permettent d’avoir la preuve de la création d’une famille et de concevoir sur cette base des programmes de santé familiale.
• Ministère chargé de la Promotion de la Femme de l’Enfant et de la Famille :

Ce ministère intervient dans le cadre :

• du plaidoyer à l’endroit des décideurs
• de la sensibilisation à l’endroit des populations
• Le Ministère chargé des Affaires Religieuses et du Culte :
• Les mariages religieux sont célébrés par les Officiers du culte, qui transmettent les fiches y afférentes aux Officiers d’état civil compétents pour leur transcription sur les registres d’état civil.

Après les départements ministériels, nous allons nous intéresser aux personnes chargées de l’état civil.

LE PERSONNEL INTERVENANT DANS LE FONCTIONNEMENT DE L’ETAT CIVIL :

Selon l’article 91 de la loi N°2011-087 du 30 Décembre 2011 Portant Code des Personnes et de la Famille, le personnel de l’état civil comprend :

• les officiers d’état civil ;
• les agents de déclaration d’état civil.
• Les officiers d’état civil :

Les officiers d’état civil  sont les personnes désignées dans les centres d’état civil      pour établir, signer les actes d’état civil, célébrer les mariages, conserver et transmettre           les documents de l’état civil    (Art 92, Loi N° 2011-087).

Les officiers d’état civil  sont les maires et les adjoints au maire ou conseillers communaux auxquels les maires ont donné une délégation.

Les ambassadeurs et les consuls généraux  sont également des officiers d’état civil. En cas de dissolution du conseil communal, les membres de l’autorité intérimaire exercent sous l’autorité du président de celle-ci les fonctions d’officier d’état civil par délégation.

L’autorité qui tient le centre spécial est officier d’état civil. Ce dernier est nommé par arrêté du Ministre en charge de l’état civil.

• Les officiers des centres principaux et secondaires sont chargés de :
  • recevoir les volets de déclaration de naissance et de décès ;
  • recevoir les déclarations de mariage et procéder à leur célébration ;
  • établir et signer les actes d’état civil ;
  • délivrer les extraits et copies des actes ;
  • recevoir les reconnaissances et légitimations d’enfants naturels et en dresser l’acte ;
  • transmettre les volets, les tableaux et récapitulations et autres documents de l’état civil ;
  • veiller à la conservation des registres et documents de l’état civil ;
  • procéder à la transcription et à l’apposition des mentions marginales ;
  • recevoir, signer et acheminer les demandes de jugement supplétif ;
  • veiller à  la  conservation  des  registres et documents  de l’état  civil (Art. 97, Loi N° 2011-087).
• Quant à l’officier d’état civil du centre spécial, il est chargé de :
  • recevoir et conserver les volets d’actes provenant des centres d’état civil des Ambassades et des Consulats généraux du Mali ;
  • transcrire dans les conditions les actes d’état civil établis à l’étranger concernant des maliens ;
  • apposer les mentions marginales sur les volets d’actes parvenus de l’étranger ;
  • délivrer les extraits et copies des actes conservés au niveau du centre ;
  • transmettre les avis de mention aux Ambassades et Consulats généraux du Mali ;
  • transmettre éventuellement les volets destinés à la Justice et au Ministère chargé de l’état civil pour les transcriptions faites au centre (Art. 99, Loi 2011-087).
• Les agents de declaration :

Les agents de déclaration de l’état civil dans les localités où il existe un établissement de santé sont nommés par décision du Maire, sur proposition du Médecin-chef du centre de santé du cercle, des communes du District et du responsable de la clinique privée. Dans les localités ne disposant pas de formation sanitaire, les agents de déclaration de l’état civil sont nommés par décision du Maire sur proposition du conseil de village d’une part et, du conseil de fraction en milieu nomade pour ce qui concerne les agents itinérants d’autre part. (Art. 95, Loi 2011-087).

Les agents de déclaration comprennent :

• Le Personnel des centres hospitaliers :

Il s’agit de médecins, assistants, sages-femmes, infirmiers qui, à l’occasion d’une naissance ou d’un décès survenu et/ou constaté dans une maternité, un hôpital, un dispensaire, une infirmerie, une clinique ou dans toute autre formation sanitaire, établissent des déclarations de naissance, ou des constats de décès. Ce personnel est d’autant plus utile à l’état civil qu’il se trouve en amont et permet à celui-ci de saisir d’une manière satisfaisante les caractéristiques fondamentales des événements à enregistrer : lieu, date, nature et circonstances des événements, etc.

• Les Agents de déclaration sont chargés de :
• recevoir et enregistrer les déclarations de naissance et de décès ;
• transmettre les volets et les tableaux de récapitulation par voie administrative au centre d’état civil du ressort où l’acte doit être établi ;
• procéder à la transcription et à l’apposition des mentions marginales (Art. 98, Loi 2011-087).

Ils sont habilités à recevoir les déclarations dans les délais  prescrits par la loi. Ils exercent leurs fonctions sous leur propre responsabilité et sous le contrôle des autorités administratives et judiciaires et des officiers d’état civil dont ils relèvent (Art. 96, Loi 2011-087).

• Les Magistrats :

Ils sont chargés d’assurer le contrôle juridique  des registres de déclaration et d’actes d’état civil.

Ils procèdent à des jugements relatifs aux naissances, décès et mariages dont la transcription sur les registres d’état civil tient lieu d’actes pour les intéressés. Ils autorisent les abrègements des délais de publication des mariages. Ils interviennent dans la rectification, la légitimation, l’annulation et la reconstitution d’actes d’état civil. Les séparations de corps  et les divorces sont prononcés par les juges qui transmettent les extraits de jugement à l’officier d’état civil.

• Les agents de l’état civil :

Les agents de l’état civil constituent un personnel auxiliaire affecté à la section d’état civil dans les Mairies,   les centres secondaires d’état civil, et dans les ambassades et consulats. Ils assistent les officiers d’état civil dans l’exercice effectif de leurs tâches d’enregistrement des faits et d’établissement des actes. Ils forment un ensemble parfois hétérogène. En effet, on retrouve parmi les agents de l’état civil, les secrétaires communaux, les commis d’administration et tous les autres agents ayant pour occupation les activités concrètes en matière d’état civil.

Leur mode de recrutement n’obéit pas souvent à des critères rigoureux de sélection. Il n’est fait aucune discrimination entre les agents d’état civil des centres principaux et ceux des centres secondaires d’état civil.

Ils sont chargés de :

• la préparation des documents (remplissage des volets, dactylographie, saisie, vérification) pour la signature ;
• la perception des frais de délivrance et de la remise aux usagers des actes ;
• la gestion et de la conservation des actes d’état civil.

• Les officiers de police judiciaire:

Les officiers d’état civil et les agents de déclaration qui enregistrent les décès  doivent  s’assurer qu’il s’agit  de mort naturelle. En cas de mort violente ou suspecte, l’officier d’état civil doit prendre certaines dispositions. Il informera le Représentant  de l’Etat pour l’ouverture d’une enquête par les officiers de police judiciaire compétentes, qui  après enquête, devront lui transmettre le procès-verbal. La déclaration et l’acte de décès sont complétés ou rédigés par un agent de santé sur la base des renseignements contenus dans le procès -verbal.

• Le ministre du culte:

Le mariage est célébré publiquement par le ministre du culte sous reserve des conditions de fond du mariage et des prohibitions édictées dans le présent titre.

Il établit quatre originaux de l’imprimé type et devra :

• Remettre aux époux, le premier original dûment rempli et signé ;
• Transmettre à l’officier d’état civil du lieu de la déclaration le deuxième original dans un délai de quinze jours ;
• Transmettre le troisième original au greffe de tribunal civil du ressort ;
• Conserver le quatrième original dans les archives du lieu de culte.